Miyakawa Blog

ウェブディレクターが日々のことを綴るブログ

東京イベント開催のまとめ

9月17日(金)に東京の財団法人 都道府県会館にてイベントを開催しました。

もちろん、仕事です。実は2年前にも同じ時期に同じ場所で1回だけイベントを開催していたので、そのときの反省もふまえての準備となりました。

全国から放送局の方々に集まって頂いての勉強会で、結果41名の参加者となり、お陰様で大盛況のうちにイベントを終了することができました。 ※当初の予定は26名のマックスで募集していたのですが、まさかの41名でした。

このブログ記事は次回勉強会を開催することがあったときのための自分への覚書と、お疲れ様でしたの意味を込めて書きます。

勉強会開催の時に気をつけたことは大きく分けると次の4つでした

  1. 設営開始時間から、開場時間までの短さの問題をクリアする
  2. 設営準備品を徹底して不足のないようにする
  3. 受付時の作業工数の把握と担当者への伝達
  4. 閉会から会場撤収までの時間を短くする

1番と4番はとにかく時間との戦いでした。

事前準備を徹底していないと開場時間に間に合わず、閉会時間後も撤収に時間がかかることが予想されました。

設営時間も撤収時間も会場の借り方の問題のため、我々が効率よく準備することが重要でした。

設営開始時間から60分で入場受付開始となり、90分後にはイベント開催という強行なスケジュールでしたが、設営時に行わなくてはいけないことは次の通りです。

  • 50人分のお茶の購入(同建物内のコンビニに手配済み)
  • 電源コード配置(5m  2本)
  • パソコンの設置
  • プロジェクタの設置(10mのPC用ケーブルを別途用意)
  • スピーカーの設置(3mのラインコード別に用意)
  • レコーダーおよび、地上デジタルチューナの設置
  • Wifiの設置(デジタルチューナおよび、PCとつなぐため)
  • 受付設置(出席確認、名刺受け付け、席札配布、領収証記入(懇親会参加者のみ)、お茶受渡し)
  • 資料設置(45席分配置、座席表、プログラム、プレゼン資料6冊、その他資料)

どれも事前にシミュレーションして、不足のない、無駄の無い状態にしておくことが肝要でした。都合4名で準備しましたが、次回はもう1人プラスしてもいいかもしれません。

撤収するときは荷物を段ボールに戻すために、ガムテープ2本とハサミ2本を用意しました。わずか30分で会場を空にして、撤収することができました。

ちなみに段ボールは宿泊ホテルまで運んで、翌朝ホテルから本社の金沢まで送りました。

2番の設営準備品を徹底して不足のないようにするについて

例えば、会場に着いたらパソコンとプロジェクタの間が離れすぎて、ケーブルがつながらない!!とか、電源コードが届かない!!とか、よくありませんか?

それらのよくあるトラブルを想定して準備しました。

プロジェクタ用のケーブルは10mのものを用意しましたし、電源コードは5mのものを2本用意しました。パソコンのサウンドを会場全体に広げるためにスピーカーを用意してさらにパソコンとつなぐためのケーブルも3mのものを用意しました。

数が足りないことも問題ですが、会場設営において問題なものの1つに「有るのに役立たない! 長さが足りない!」という問題が発生しやすいのです。これは2年前のイベントのときに学びました。当時はプロジェクタ用のケーブルが届かないという問題があったのです。結局当時はなんとかして難を越えましたが、心臓にもよくないし、カッコもよくなかったです。

なので、徹底してかっこ良く設営するために備品などもきれいなものをそれました。

3. 受付時の作業工数の把握と担当者への伝達について

これは当日まで担当者と打ち合わせができない状況だったので、作業リストを作ってもっていったというだけの話です。

別にどうということではないのですが、東京へ出発の前夜に慌てて担当者への引き継ぎリストを作ったという話はここだけにしておきます。

引き継ぎリストを作っていなかったら担当者も困ったでしょうね。

その他

その他に出席簿や名札、座席札などこまごまとしたものも購入して準備しましたし、勉強会の講師の方々の資料を50人分ずつ印刷してクリアファイルにセッティングしたりと、細かい仕事がたいへんでした。もちろん、職場の方々にも手伝って頂きましたが、ほとんど1人でやっていましたので疲れました。

代理店からの締め切りの仕事も同時期に2つほど重なっていてたいへんでした。

最後の1週間は朝7時から夜9時頃まで働いてました。

イベントが終わって1週間経ちますが、腰がまだ痛いです。イベントが終わった後の3日間は腰が痛くて満足に立ち上がることもできませんでした。

仕事で無理して体痛めても世話ないですね(笑)